Comme la plupart des gens, mes journées sont remplies de tâches urgentes, mais souvent insignifiantes.Unsplash Lorsque Bonnie Ware, une infirmière en soins palliatifs qui s'occupe de patients en phase terminale au cours des dernières semaines de leur vie, a demandé quels étaient les plus grands regrets des gens, 5 réponses sont venues sans cesse :
- J'aurais aimé avoir le courage de vivre une vie fidèle à moi-même, pas la vie que les autres attendaient de moi
- J'aurais aimé ne pas avoir travaillé si dur
- J'aurais aimé avoir le courage d'exprimer mes sentiments
- J'aurais aimé rester en contact avec mes amis
- Je souhaite que je m'étais laissé être plus heureux
Je pense beaucoup à cette liste pendant que je travaille.
Comme la plupart des gens, mes journées sont remplies de tâches urgentes, mais souvent insignifiantes. Courriels. Réunions. Rattrapages. Appels.
C'est comme payer une carte de crédit à taux d'intérêt élevé. Je travaille jusqu'à l'os mais je fais à peine une brèche dans le principe . Quand je repense à ce que j'ai accompli d'important au cours d'une semaine particulière, parfois même pas une chose ne me vient à l'esprit. Comment cela se fait-il ?
Lors d'une conférence à Stanford, Phil Libin, PDG d'Evernote, a abordé cette question précise, expliquant comment faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important dans votre vie :
Tâches urgentes sont des tâches qui doivent être traitées immédiatement.
Ce sont des choses comme les appels téléphoniques, les tâches avec des échéances imminentes et les situations où vous devez répondre rapidement. Répondre à un e-mail, lorsque vous devez le faire, est généralement une tâche urgente.
Tâches importantes sont des tâches qui contribuent à des missions et des objectifs à long terme.
Ce sont des choses comme ce livre que vous voulez écrire, la présentation que vous aimeriez faire pour une promotion et l'entreprise que vous envisagez de créer.
Le problème est que les tâches importantes sont généralement remplacées par des tâches urgentes. Donc, si vous avez un temps limité dans votre journée, Comment pouvez-vous vous assurer de réserver du temps pour des tâches importantes ?
Utiliser une matrice de décision pour décider ce qui est important
Une façon de déterminer ce qui est le plus important est d'utiliser le Matrice de décision d'Eisenhower : 
Chaque fois que vous faites cela, vous faites ce compromis entre important et urgent.Jamesclear.com/Crew.co
Développé par Dwight Eisenhower, un général cinq étoiles de l'armée des États-Unis, le commandant suprême des forces alliées en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale, le président de l'Université de Columbia, oh, et un président américain à deux mandats, cette simple boîte divise les tâches en catégories simples :
Dans le coin supérieur gauche ( Important et urgent ), vous pourriez mettre des choses comme des crises, des délais et des problèmes.
Le coin en haut à droite ( Important et pas urgent ) pourrait comprendre des choses comme les relations, la planification de projets à long terme et les loisirs.
Le coin inférieur gauche ( Pas important et urgent ) peut consister en des interruptions, des réunions et des activités.
Le coin inférieur droit ( Pas important et pas urgent ) peut consister en des pertes de temps, des activités agréables et d'autres tâches insignifiantes.
Il est assez facile d'éliminer les choses qui ne sont pas importantes, pas urgentes. C'est un peu une évidence. Vous voulez y passer le moins de temps possible.
Les choses importantes et urgentes sont aussi évidemment les premières choses auxquelles vous devez vous attaquer.
Mais qu'en est-il de la hiérarchisation entre les deux autres quadrants ? C'est là que les choses deviennent difficiles.
Par défaut, la plupart des gens effectuent d'abord les tâches urgentes - le problème est que si vous effectuez toujours des tâches urgentes, vous n'êtes pas en mesure d'accomplir des tâches importantes .
Les tâches urgentes se présentent toujours. Et il y aura toujours des tâches plus urgentes que vous n'avez le temps d'accomplir, peu importe vos efforts.
Vous êtes-vous déjà retrouvé à dire, [X] est vraiment important, mais je n'ai pas le temps pour ça en ce moment ?
Chaque fois que vous faites cela, vous faites ce compromis entre important et urgent. Lao Tseu dit : Le temps est une chose créée. Dire « Je n'ai pas le temps », c'est comme dire : « Je ne veux pas. »
Ou comme l'a dit Picasso, ne remets à demain que ce que tu es prêt à mourir après avoir laissé inachevé.
Comment rendre les tâches importantes urgentes
Le moyen le plus simple de s'assurer qu'une tâche importante est urgente est de donne lui une date limite .
Les délais sont en fait ce qui rend les tâches urgentes urgentes : le fait que vous devez les traiter immédiatement. Un manque de délais est aussi souvent ce qui rend les tâches importantes si peu importantes. C’est généralement le genre de chose auquel vous pouvez éventuellement accéder.
Par exemple, vous devez payer un loyer avant la fin du mois. C'est un délai. À mesure que cette échéance approche, la tâche devient de plus en plus urgente.
En revanche, votre objectif de remise en forme est important, mais il n'est pas du tout urgent. Est-ce que tu avoir pour aller au gym d'ici la fin du mois ? Probablement pas.
Donc, la première chose que vous devez faire si vous voulez vous assurer que les tâches importantes sont accomplies est de fixer des délais. Une tâche importante est presque toujours un énorme ensemble de tâches (elles ressemblent souvent plus à des projets) et pour que vous puissiez fixer une date limite, vous devez d'abord la diviser en tâches plus petites et fixer des délais pour celles-ci.
Mon approche préférée à ce sujet vient de Faire les choses , dans laquelle David Allen demande :
Quelle est la prochaine action physique que vous devez entreprendre pour progresser dans cette tâche ?
C'est la chose pour laquelle vous devez fixer une date limite.
Maintenant, c'est là qu'intervient la partie cruciale, car il ne suffit pas de simplement fixer une échéance.
Pourquoi vous avez besoin de délais sérieux
La deuxième qualité des tâches urgentes qui les rend urgentes est que leurs délais ne sont pas négociables.
Si vous ne respectez pas le délai, il y a de graves répercussions.
Il est évident pourquoi c'est le cas avec quelque chose comme ne pas payer de loyer. D'abord, votre propriétaire vous appellera et vous criera dessus. Si vous êtes sensible à la pression sociale, cela suffira probablement à vous faire payer votre loyer à temps. Sinon, vous finirez par être traduit en justice et expulsé, ce qui est assez grave pour la plupart des gens.
Le problème avec la simple fixation de délais pour des tâches importantes est qu'elles ne deviennent pas automatiquement sérieuses. Si je dis que je dois aller au gymnase avant la fin de la semaine, il n'y a pratiquement aucune répercussion si je ne respecte pas cette date limite.
Alors, comment rendre les délais plus importants ? Voici quelques façons :
1. Rendez-le public
Une façon de rendre une date limite plus sérieuse est de l'énoncer publiquement. Lorsque vous êtes publiquement responsable du respect d'une échéance, vous ne pouvez pas vous tromper vous-même. Le revers de cette médaille est que si vous fixez une date publiquement, vous feriez mieux de vous assurer que vous pouvez réellement l'atteindre. Il n'y a rien de tel que le stress de devoir respecter une échéance que vous vous êtes fixée de manière trop agressive.
2. Créez des récompenses et des punitions
Une autre façon de rendre une échéance plus sérieuse est de mettre en place une récompense pour l'avoir atteinte ou une punition pour avoir manqué. Mettez en place cet ensemble de récompenses et de punitions à l'avance et assurez-vous que vous n'êtes pas la personne responsable de son exécution. Par exemple, écrivez un chèque de 2 000 $ à une organisation politique que vous détestez, donnez-le à votre ami et dites-lui de l'envoyer si vous ne respectez pas la date limite.
3. Tenir les autres responsables
Lorsqu'il s'agit de tenir les autres (comme les membres de votre équipe) responsables des délais, il est important de faire comprendre aux gens à quel point les délais sont importants pour vous. Vous ne pouvez pas tolérer des délais manqués. Et cela signifie réellement s'enregistrer et avoir des conversations inconfortables lorsque les délais ne sont pas respectés. Si vous ne le faites pas, les gens supposeront naturellement que les délais ne sont pas si importants pour vous, et ils commenceront à être repoussés ou manqués de plus en plus souvent.
4. Définissez des rappels constants pour vous-même
Il est très facile d'ignorer une date limite à moins d'avoir un rappel constant. Les tâches urgentes ont souvent des rappels intégrés, comme votre ami ou votre conjoint qui ne cesse de vous inciter à faire quelque chose. Pour les tâches importantes, vous devez configurer vous-même ces rappels. Mettez des autocollants autour de votre bureau. Définissez des événements de calendrier ou des minuteries. Mettez un signe près de votre miroir de salle de bain. Faites tout ce que vous avez à faire.
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Cela semble-t-il beaucoup de travail? Eh bien, c'est peut-être au début. Mais avec le temps, cela devient plus facile et vous constaterez que vous vous sentez beaucoup moins stressé.
Vous aurez toujours suffisamment de tâches urgentes pour remplir une journée, une semaine, une année ou même une vie entière. Mais ce sur quoi vous devriez vraiment consacrer la plus grande partie de votre énergie, c'est à accomplir des choses importantes, de peur que vous ne vous retrouviez avec une liste de regrets de choses que vous n'avez jamais trouvé le temps de faire.
Jory MacKay est un éditeur @CrewLabs , où ce poste est apparu à l'origine . Vous voulez apprendre à devenir la meilleure version de vous-même ? Cliquez ici pour rejoindre les milliers de créateurs et d'entrepreneurs qui reçoivent notre e-mail hebdomadaire sur l'augmentation de votre créativité et de votre productivité.
