De nombreux e-mails partent du mauvais pied.Joe l'éleveur de chèvres/Flickr Beaucoup de gens que je ne connais pas commencent les e-mails par la salutation grinçante, j'espère que vous allez bien, Ma réponse habituelle : Ouais… je ne vous connais pas et je vais assez bien pour supprimer votre e-mail sans lire plus loin.
Et, compte tenu des résultats d'une enquête informelle, de nombreuses personnes ressentent la même chose.
Catharine Hamm, éditrice de voyages pour le Los Angeles Times , qui reçoit d'innombrables arguments de contributeurs potentiels et d'agents de relations publiques, redoute également de recevoir des e-mails. J'espère que vous vous portez bien. C'est par la grâce de Dieu que je vais bien, mais et si je ne l'étais pas ? elle a demandé. Je suis sûr que je serais tout aussi en colère… À ces personnes, je dis ceci : Construire une relation, c'est m'aider à faire mon travail, pas me demander comment je vais. Cela signifie comprendre mon marché, pas essayer de comprendre ma psyché. Cela signifie identifier et répondre à mes besoins journalistiques, pas m'aider à trouver mon centre personnel.
Barbara Teszler, PDG de Teszler PR à Santa Monica, en Californie, déclareouverture avec J'espère que cet e-mail vous trouve bien est juste là avec un appel à froid qui commence Ne raccrochez pas ou n'envoyez pas d'informations importantes marquées en rouge sur l'enveloppe (l'information importante étant que vous avez été pré-approuvé pour un crédit carte avec une entreprise dont vous vous moquez bien). Les gens optent pour « J'espère que vous allez bien » afin d'établir une connexion personnelle. Cela donne l'impression que vous avez déjà rencontré cette personne, et ignorer ou rejeter quelqu'un que vous avez rencontré en personne est plus impoli que d'ignorer un étranger. Je ne me suis jamais rencontré, donc votre e-mail est en théorie plus susceptible d'être lu de cette façon, mais cela me semble artificiel et hypocrite.
Mike Plugh, professeur agrégé de communication au Manhattan College, pense que ces salutations ont plus à voir avec l'interprétation du destinataire que l'expéditeur. Si quelqu'un écrit : ' J'espère que vous avez passé une bonne semaine ' ou ' J'espère que cela vous va bien ', il y a une chance que vous ayez passé une semaine terrible ou que vous soyez loin d'être ' bien ', mais la reconnaissance de notre mutuelle l'humanité est le vrai message, plutôt que des espoirs concrets, dit Plugh. La raison pour laquelle ces plaisanteries amicales peuvent sembler peu sincères est qu'elles nous regardent depuis un écran blanc, ce qui est intrinsèquement impersonnel.
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Un serveur de messagerie affiche des alertes pour le spam ou les e-mails indésirables.Photo : Ian Waldie/Getty Images
Selon McClain Watson, directeur des programmes de communication d'entreprise à la Naveen Jindal School of Management de l'UT Dallas, les gens ont besoin de se détendre. Si la phrase « J'espère que vous allez bien » dans un e-mail suscite une réponse émotionnelle de votre part, cette phrase a fait son travail, dit Watson. Le ton de la plupart de nos e-mails quotidiens est procédural, transactionnel et semble avoir été écrit par des zombies pour des zombies. Un défi pour ceux d'entre nous - comme moi - qui veulent écrire un e-mail pour les humains au cœur battant est de trouver un moyen d'établir une connexion sympathique avec le lecteur afin que notre e-mail soit lu avec une voix humaine. « J'espère que vous allez bien » n'est peut-être pas le meilleur moyen d'atteindre cet objectif, mais il fait un travail décent la plupart du temps.
L'expert en étiquette Brooke Straiton recommande d'écrire vos e-mails à l'envers. Votre première phrase doit résumer vos besoins ou l'intention de l'e-mail, dit-elle. Cela permet à quelqu'un de savoir dès le début s'il s'agit d'un e-mail qui doit être adressé de toute urgence, classé à titre informatif ou quelle que soit l'action appropriée. Si vous voulez ajouter des « niceties », laissez-les pour la fin.
Jill Tipograph, co-fondatrice de Carrières en début de carrière , un cabinet de conseil qui aide les jeunes à décrocher un stage ou un premier emploi, admet qu'il est difficile de se lancer directement dans les affaires, il est donc important de trouver la bonne approche. Votre personnalité et votre authenticité doivent être établies. Vous devez trouver quelque chose de confortable et d'acceptable en termes d'approche. Ce n'est pas une taille unique, dit-elle. Chaque situation est différente. L'approche doit refléter la stature et/ou l'image que vous pouvez trouver en ligne.
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Pitch Perfect : des moyens efficaces pour démarrer un e-mail
The Braganca a demandé à Jill Tipograph de proposer des conseils pour améliorer les e-mails :
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien devrait être réservé pour un appel téléphonique ou un e-mail de suivi pour une présentation personnelle. Si vous ne connaissez pas encore la personne, il est préférable d'utiliser une approche différente.
L'authenticité doit être réelle, ou ne vous engagez pas dans cette voie. Soyez professionnel, pas décontracté. Pensez à acheter une carte : enverriez-vous une carte trop zélée ou trop sincère à quelqu'un que vous ne connaissez pas ?
Err sur le côté conservateur dans l'approche. Commencez un e-mail avec Dear Mr./Ms./Dr.; ne passez aux noms personnels que lorsqu'une relation ou un rapport a été établi. Salut ou Hé, c'est beaucoup trop décontracté. Utilisez des noms propres : S'il s'appelle Robert, ne l'appelez pas Bob dans un premier e-mail.
Mentionnez le référent (si vous avez sa permission) - commencez toujours par le nom de cette personne dans l'objet et la première ligne. C'est votre atout. Cher (vierge) - J'ai été référé par (vierge), qui pensait que vous seriez quelqu'un de bon à contacter au sujet de (vierge).
Approchez les gens en utilisant le jargon de leur secteur d'activité : les gens des domaines créatifs parlent d'une manière, tandis que ceux de la banque en parlent d'une autre. Mais dans tous les cas, il est sage de ne pas être extrême. Différentes industries ont des normes différentes.
Utilisez une ligne d'objet d'e-mail qui tue - les gens ne prendront pas la peine de lire l'e-mail réel si l'objet ne résonne pas. Assurez-vous qu'il est pertinent, concis et qu'il donne à quelqu'un une raison de s'ouvrir. Il y a tellement de spams de nos jours, il est donc important et précieux d'insérer un intérêt commun, une alma mater ou une personne qui vous a recommandé.
Envoyez un e-mail de suivi : les premiers e-mails ne sont souvent pas lus. Faites la différence : j'espère que vous passez une bonne semaine et que vous souhaitiez donner suite à mon e-mail de la semaine dernière.
bêtes noires
Évitez les emojis car ils peuvent donner une mauvaise première impression.
Ne mentionnez pas quelqu'un sans sa permission.
N'attribuez pas de surnom à la personne. Récit : Un récent diplômé d'université a approché Jill en ligne et lui a dit : Hé Jilly. Personne ne m'a appelée Jilly depuis que je suis enfant, seul mon mari depuis de nombreuses années m'appelle de temps en temps de manière attachante, a-t-elle déclaré. J'étais très rebuté.
Triple preuve - il est embarrassant de voir des fautes d'orthographe et une utilisation incorrecte de la grammaire - en particulier le mauvais nom ou la mauvaise entreprise d'une personne (pensez aux candidatures à l'université, par exemple, mauvais nom d'université dans un essai).
Ne demandez pas de conseils gratuits ou un emploi sans offrir quelque chose de valeur en échange. C'est trop assertif et c'est décevant.
